Hướng dẫn cách lưu email Outlook về máy tính nhanh chóng nhất

Outlook là phần mềm quản lý email hiệu quả của Microsoft được sử dụng phổ biến trên khắp thế giới. Nhưng làm sao để lưu email Outlook về máy tính. Sau đây chúng mình sẽ giới thiệu cho bạn một vài cách thực hiện vừa tiết kiệm thời gian vừa dễ thực hiện nhất nhé.

Bài viết được thực hiện trên laptop Lenovo X1 Carbon, hệ điều hành Windows 11 và sử dụng phần mềm Microsoft Outlook 365. Bạn có thể thực hiện thao tác tương tự trên các máy tính, laptop và trên các phiên bản khác của Microsoft Outlook.

Outlook là gì?

Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft, bao gồm các công cụ: e-mail, lịch, công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, tạp chí và duyệt web.

Outlook có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập, hoặc có thể làm việc với các ứng dụng kết hợp khác cho nhiều người dùng trong một tổ chức, chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp.

Microsoft Outlook không phải là một công cụ miễn phí; bạn sẽ phải mua phiên bản hoàn chỉnh hoặc trả cước để sử dụng khi có nhu cầu.

Các phương pháp lưu mail Outlook về máy tính

I. Chọn và lưu một hoặc nhiều email Outlook trên ổ cứng

Bước 1: Có rất nhiều trường hợp chọn email để tiến hành lưu:

• Trường hợp 1: Nếu muốn lưu một email bạn chỉ cần click vào email cần lưu

• Trường hợp 2: Lưu nhiều email không liền kề nhau, giữ phím Ctrl và nhấn chọn những email muốn lưu

• Trường hợp 3: Đối với các email liền kề nhau để tiết kiệm thời gian, chọn email đầu tiên sau đó nhấn giữ phím Shift rồi chọn email cuối cùng

• Trường hợp 4: Còn nếu bạn muốn lưu tất cả email, nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn tất cả

Bước 2: Sau đó chọn File trên thanh công cụ phía trên bên trái màn hình

Bước 3: Nhấn chọn Save As để tiến hành lưu email

Bước 4: Chọn Folder mà bạn muốn lưu và nhấn Save để hoàn thành

Xem thêm: Xóa tài khoản email khỏi Outlook

II. Sao chép thủ công Outlook PST vào ổ cứng

Để tiến hành sao chép email vào ổ cứng thì đầu tiên bạn phải tìm được vị trí file Outlook trên ổ cứng.

Bước 1: Chọn File trên thanh công cụ phía trên bên trái màn hình

Bước 2: Trong phần Info, nhấn chọn Account Settings. Khi đó sẽ hiện ra rất nhiều lựa chọn, bạn sẽ bấm vào phần Account Settings

Bước 3: Chọn Data Files, nhấn vào email đang sử dụng, sau đó nhấn chọn Open File Location để điều hướng đến vị trí lưu trữ của email

Bước 4: Sau khi một tập tin hiện lên, bạn chỉ cần tiến hành Copy email mà bạn muốn lưu trữ vào vậy là đã hoàn thành.

III. Xuất và sao lưu email Outlook trong OST sang tệp PST

Bước 1: Nhấp chọn vào File

Bước 2: Chọn phần Open & Export. Tiếp tục nhấn chọn Import/Export

Bước 3: Sau đó trên màn hình sẽ hiện ra tab Import and Export Wizard. Bạn nhấn chọn vào phần Export to a file và nhấn Next

Bước 4: Chọn Outlook Data File để xuất thành file PST

Bước 5: Nhấn chọn vào phần mà bạn muốn xuất. Nếu bạn muốn xuất tất cả các tập tin con của email thì nhấn chọn Iclude subfolders và bấm Next

Bước 6: Nhấn Browse nếu bạn muốn thay đổi vị trí lưu file. Ở bên dưới có những lựa chọn tùy vào nhu cầu của bản thân mà bạn sẽ chọn lựa. Nhấn Finish để hoàn tất quá trình

Bước 7: Sau đó Outlook sẽ hiện lên màn hình một yêu cầu tạo mật khẩu, bạn có thể tạo mật khẩu để tăng tính bảo mật nếu cần

Bước 8: Sau khi file được xuất ra vậy là bạn đã hoàn thành quá trình lưu email của mình rồi

IV. Phương pháp đơn giản nhất để lưu email Outlook trên ổ cứng

Bên cạnh những phương pháp chi tiết kể trên, đôi khi Outlook không thể chuyển được từ file OST sang PST hoặc không xuất được file PST từ Outlook về máy, thì bên cạnh đó cũng có rất nhiều phần mềm thứ ba chuyên hỗ trợ tải những trường hợp như thế với nhiều tiện ích, dễ sử dụng có thể giúp việc sao chép, lưu trữ email của bạn tiết kiệm được nhiều thời gian như:

• OneDrive: một phần mềm khác của Microsoft cũng là một nơi để lưu trữ email một cách dễ dàng, hiệu quả
• Safe PST Backup: phần mềm tự động sao lưu, email, danh bạ, lịch,… sang định dạng file PST phù hợp với tất cả phiên bản Microsoft Outlook
• OST to PST file converter: công cụ cho phép bạn chuyển đổi file OST sang PST về máy tính mà không yêu cầu kết nối Internet

Bạn không cần phải thực hiện nhiều thao tác lặp lại nhiều lần để lưu email mà phần mềm sẽ tự động tải tất cả email của bạn về ổ cứng ở nhiều định dạng vì thế sẽ thật tiện lợi khi có thể giúp mọi người hạn chế tối đa và tiết kiệm thời gian khi muốn lưu email về máy tính của mình.

Kết

Lưu trữ email là một việc rất hữu ích, tiện lợi trong việc tổng hợp email hoặc dễ dàng tìm lại những email quan trọng. Hy vọng với những chia sẻ của bài viết ở trên sẽ giúp ích cho bạn. Nếu bạn còn thắc mắc gì đừng ngần ngại để lại bình luận ở phía bên dưới nhé. Chúc các bạn thành công!